Waarom is ECM nodig?
Binnen organisaties is steeds meer informatie aanwezig. Veelal is deze informatie in hoge mate ongestructureerd en de complexiteit van structurering van deze informatie neemt toe. De informatie wordt vanuit verschillende bronnen en kanalen in een diversiteit van formaten aangeleverd (tekstverwerkers, spreadsheets, video, audio, etc.). Ook zijn er met grote regelmaat kopieën in omloop, die enerzijds een steeds grotere impact hebben op de opslagmedia en anderzijds een versieprobleem opleveren. Het gevolg overvol archief en lastig traceerbare papieren dossiers die vaak niet langer transparant en volledig zijn.
ECM is er primair op gericht om de levenscyclus van ongestructureerde informatie te ondersteunen. Belangrijke aspecten hierbij zijn het terugvinden van de betreffende informatie, en het bewaken van de integriteit ervan. Het implementeren van ECM in een organisatie kan helpen bij het afdwingen van de vereiste processen. Dit toepassingsgebied is nauw verweven met compliance.