Nieuwsbericht

Zorgverlener slaat grote slag in efficiënt beheer (digitale) personeelsdossiers


GORINCHEM – 25 april 2016

Rivas Zorggroep, een circa 5000 personeelsleden tellende ‘full service’ zorgverlener, is erin geslaagd met de toepassing van het Onior Dossier Management (ODM) systeem het beheer van zo’n 9000 dossiers volledig digitaal af te handelen. Zelfs heeft de instelling toestemming van de Belastingdienst gekregen om de (meeste) papieren originelen te vernietigen. De besparingen in kwaliteit, tijd, papier, vierkante meters archief en doorlooptijden leggen Rivas bepaald geen windeieren.

Paul Oomens is Hoofd Personeelservices bij Rivas en verantwoordelijk voor onder meer salarisadministratie en HR-administratie. ‘Rivas is een grote zorg verlenende organisatie met meerdere vestigingen, voortgekomen uit een fusie. Daardoor bestonden lange tijd eigen systemen en eigen manieren van werken. Zo ook voor de HR-administratie. Gemeenschappelijke deler was wel, dat het werk bijna allemaal nog op papier gebeurde. Dat betekende dat medewerkers naar Personeelservices in Gorinchem moesten komen als ze iets wilden inzien of bespreken. Tijdrovend, kostbaar en absoluut onwerkbaar. Daarnaast waren de bestaande papieren dossiers nodig aan een opschoningsronde toe.’

Opschonen en unieke ontsluiting

Oomens: ‘De opties die binnen ons Oracle ERP-systeem voorhanden waren voor HR, voldeden niet aan volledig onze wensen. Als iets gewijzigd moest worden, kostte dat behoorlijk veel inspanning en geld. Onior uit Den Haag, een specialist in informatiemanagement, met brede kennis van digitalisering en dossier management, gaf blijk van interesse voor ons project en  met hun zijn we in zee gegaan.’

Allereerst werden de dossiers opgeschoond, waarna ze zijn gedigitaliseerd. Oomens: ‘Het dossier moest ontsluitbaar worden via één unieke ingang, het personeelsnummer. Daarmee konden direct de autorisaties worden ingeregeld. Het  actuele, volledige en schone bestand is vervolgens ingelezen in het Onior Dossier Management systeem.’

Twee onderdelen die binnen een digitale HR-omgeving absoluut goed moeten zijn geregeld, zijn de vertrouwelijkheid en veiligheid. Oomens: ‘Direct leidinggevenden kunnen de digitale dossiers van de medewerkers in hun groep inzien, maar ze hebben geen standaard toegang tot alle gegevens. Alles wordt bovendien gelogd. In het kader van wet- en regelgeving was die autorisatiefunctie en de audit logging voor ons erg belangrijk.’

Voeg daarbij het gebruiksgemak, de snelle leercurve om het systeem te leren kennen en de gebruiksvriendelijke interface en ook de belangrijkste voordelen voor de gebruikers zijn genoemd.

Doordat Rivas haar zaakjes zo goed op orde had gemaakt met het Onior Dossier Management systeem, heeft de organisatie toestemming van de Belastingdienst voor substitutie; dat wil zeggen dat de papieren versies van de documenten mogen worden vernietigd. Bepaalde documenten moeten wel als papieren origineel bewaard blijven (documenten met een executoriale titel). Dat scheelt veel ruimte, beheer en dus geld.

De positieve ervaringen met het Onior Dossier Management systeem, en ook de positieve business case hebben ertoe geleid dat Rivas nog verder wil. Een volgende stap die Rivas onder meer nog wil maken, is een selfserviceportal inrichten en toegang met tablets mogelijk maken via Onior Dossier Management voor iPad.

Wim van Dam, sales directeur Onior, is blij met het succes bij Rivas. ‘Het toont aan dat als je alles goed overdenkt en een gedegen plan van aanpak maakt, je heel goede resultaten kunt bereiken met digitaal dossierbeheer. De besparingen en de Return on Investment die Rivas heeft gerealiseerd stelt ze in staat weer meer tijd en geld in de échte zorg te steken.’

 
Over Onior (www.onior.com)

Met 15 jaar expertise op het gebied van digitalisering, document-processen en wet- en regelgeving, is Onior uitgegroeid tot een gespecialiseerde leverancier van standaard oplossingen voor digitale dossiers en document-archivering. Met het Onior Dossier Management product-portfolio heeft zij een nieuwe standaard gezet voor het volledig digitaal en papierloos werken.

Met haar producten en diensten, van realisatie tot en met volledig onderhoud en beheer, bedient Onior bedrijven in vele marktsegmenten en kan zij toonaangevende organisaties in retail, zorg, financiële dienstverlening en overheid tot haar klanten rekenen.

Focus op samenwerking en het bouwen aan een sterke, lange-termijn relatie met haar klanten beschouwt Onior als voorwaarde voor succes. Detail-begrip van de klantorganisatie en diens uitdagingen is hetgeen dat ons in staat stelt de best mogelijke oplossingen te realiseren.


Over Rivas Zorggroep

Rivas beweegt zich dagelijks op de dynamische zorgmarkt met verschillende soorten zorg, verspreid over de gehele zorgketen. Goed op elkaar afgestemde zorg. Dát is de kernkwaliteit van Rivas. Hierdoor zijn cliënten verzekerd van zorg die direct, dichtbij en goed geregeld is. Iedere dag opnieuw laten de professionals van Rivas zich inspireren door wat cliënten nodig hebben en willen. Bij Rivas gaat het werk 24 uur per dag, 7 dagen per week en 52 weken per jaar ononderbroken door. Welke zorg ook nodig is, u kunt op Rivas rekenen. Dagelijks staan meer dan 5.000 gemotiveerde professionals en circa 1000 vrijwilligers voor u klaar.


Meer informatie:

Onior Group B.V.
Wim van Dam, wim.vandam@onior.com
Jan Pieterszoon Coenstraat 7
2595 WP Den Haag